Inleiding
In het kader van de dienstverlening van Estaters BV, verwerken wij informatie over natuurlijke personen (persoonsgegevens). Wij kunnen deze gegevens van u hebben ontvangen, maar ook via onze website, e-mail of telefonisch. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verkrijgen via derden. Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.

Welke persoonsgegevens worden verzameld en voor hoe lang?
De gegevens die wij verwerken hangen af van de dienst en de omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens:

• naw-gegevens;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• werkgerelateerde informatie;
• betaal- en factureringsinformatie, zoals IBAN;
• bedrijfsnaam en bedrijfsgegevens;

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van overeenkomsten tussen Estaters BV en u. De gegevens worden vervolgens bewaard tot 7 jaar nadat de gegevens hun relevantie hebben verloren met het oog op rechten en plichten die voortvloeien uit de overeenkomst en de wettelijke bewaarplicht tegenover de Belastingdienst.

Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens?
Bij de verwerking van gegevens van natuurlijke personen zijn wij gebonden aan de wettelijke voorschriften die volgen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).

De verwerking van persoonsgegevens doen wij om uitvoering te kunnen geven aan onze dienstverlening. Sommige gegevens worden vastgelegd om praktische of efficiencyredenen, mede om in uw belang de dienstverlening te verbeteren, zoals:

• communicatie en informatievoorziening;
• het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van onze dienstverlening;
• de verbetering van onze diensten;
• het afhandelen van een betaling.

Bovenstaande betekent ook dat wij uw persoonsgegevens gebruiken voor bijvoorbeeld het versturen van facturen, een verhuisbericht of een kerstkaart.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?
In het kader van onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken, die wij niet in huis hebben. De door ons verzamelde persoonsgegevens worden bijvoorbeeld verwerkt door een boekhouder/accountant, onze systeembeheerder, leveranciers, hostingpartijen van online-software of adviseurs wiens advies wij betreffende uw opdracht inwinnen. Uiteraard zullen wij alleen derden inschakelen van wie wij uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan en overigens de AVG kunnen en zullen naleven. Daarover maken wij met de verwerkers afspraken. Dit houdt onder meer in dat deze derden uw persoonsgegevens slechts mogen verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden. Voorts kan het zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting.

Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Waar worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Uw persoonsgegevens worden opgeslagen in ons boekhoudprogramma en projectadministratie. Uw persoonsgegevens worden verwerkt door ons personeel op ons kantoor in Wormerveer. Het personeel heeft slechts toegang tot de gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van zijn/haar taak.

Bewaartermijnen
Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden (veelal zeven jaren), omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht). 

Beveiliging
Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen.

Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers overigens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien u hier prijs op stelt, lichten wij u graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven.

Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u hebben, tenzij de betreffende gegevens nog nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt. Verder kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien u dit wenst.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar: info@estaters.nl

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Incidenten met persoonsgegevens
Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze verwerkers zijn geïnformeerd.

Wijzigingen
Estaters heeft het recht de inhoud van dit privacy statement op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van het privacy statement worden op de website gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat onze website www.estaters.nl

Deze versie is opgesteld in januari 2020.

Estaters BV
KVK 76667790
www.estaters.nl
Industrieweg 13A, 1521 NC Wormerveer